Penjadwalan Proyek

1.    PENDAHULUAN
Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan. Yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing – masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan – keterbatasan yang ada.
Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti per-kem-bangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.

Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat – manfaat seperti berikut.

  • Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan / kegiatan mengenai batas – batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing – masing tugas.
  • Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan relistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu.
  • Memberikan saran untuk menilai kemajuan pekerjaan.
  • Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat selesai sebelum waktu yang di tetapkan.
  • Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan.
  • Merupakan sarana penting dalam pengendaliaan proyek.

Kompleksitas penjadwalan proyek sangat dipengaruhi oleh faktor – faktor berikut :

Sasaran dan tujuan proyek.

  • Keterkaitan dengan proyek lain agar terintegrasi dengan master schedule.
  • Dana yang di perlukan dan dana yang tersedia.
  • Waktu yang di perlukan, waktu yang tersedia, serta perkiraan waktu yang hilang dan hari – hari libur.
  • Susunan dan jumlah kegiatan proyek serta keterkaitan di antaranya.
  • Kerja lembur dan pembagian shift kerja untuk mempercepat proyek.
  • Sumber daya yang di perlukan dan sumber daya yang tersedia.
  • Keahlian tenaga kerja dan kecepatan mengerjakan tugas.
  • Makin besar skala proyek, semakin kompleks pengelolaan penjadwalan karena dana yang di kelolah sangat besar, kebutuhan dan penyediaan sumber daya juga besar, kegiatan yang di lakukan sangat beragam serta durasi proyek menjdi sangat panjang.

Oleh karena itu, agar penjadwalan dapat diimplementasikan, digunakan cara – cara atau metode teknis yang sudah digunakan seperti metode penjadwalan proyek. Kemampuan scheduler yang memadai dan bantuan software komputer untuk penjadwalan dapat membantu memberikan hasil yang optimal.

2.    METODE PENJADWALAN PROYEK
Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelolah waktu dan sumberdaya proyek. Masing – masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Pertimbangan penggunaan metode – metode tersebut didasarkan atas kebutuhan dan hasil yang ingin di capai terhadap kinerja penjadwalan. Kinerja waktu akan berimplikasi terhadap kinerja biaya, sekaligus kinerja proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, variabel –variabel yang mempengaruhinya juga harus di monitor, misalnya mutu, keselamatan kerja, ketersediaan peralatan dan material, serta stakeholder yang terlibat. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap pada kondisi yang di inginkan.

•    WAKTU DAN DURASI KEGIATAN
Dalam konteks penjadwalan, terdapat dua perbedaan, yaitu waktu (Time) dan kurun waktu (duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun waktu atau durasi menunjukan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu kegiatan, seperti lamanya waktu kerja dalam satu hari adalah 8 Jam. Melakukan durasi suatu kegiatan bisanya dilandasi volume pekerjaan dan produktivitas crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Produktivitas didapat dari pengalaman crew melakukan suatu kegiatan yang telah dilakukan sebelum atau database perusahaan.
•    BAGAN BALOK (Barchart)
Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Tailor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format bagan baloknya informatif, mudah dibaca dan efektif untuk dikomunikasi serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana.
Bagan balok terdiri atas sumbu-Y yang dinyatakan kegiatan atau paket kerja dari lingkup proyek, sedangkan sumbu-X menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu, atau bulan sebagai durasi.
Pada bagan ini juga dapat ditentukan Milestone / Baseline sebagai bagian target yang harus diperhatikan guna kelancaran produktifitas proyek secara keseluruhan. Untuk proses updating, bagan balok dapat diperpendek atau diperpanjang dengan memperhatikan total floatnya, yang menunjukan bahwa durasi kegiatan akan bertambah atau berkurang sesuai kebutuhan dalam perbaikan jadwal.
Penyajian informasi bagan balok agak terbatas, misal hubungan antar kegiatan tidak jelas dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Karena urutan kegiatan kurang terinci, maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar untuk dilakukan.
•    KURVA S ATAU HANUMM CURVE
Kurva s adalah sebuah ghrafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva S dapat menunjukan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi Kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih lanjut dapat menggunakan metode lain hyang dikombinasikan, misal dengan metode bagan balok yang dapat digeser –geser dan network plaining dengan memperbaharui suber daya maupun waktu pada masing – masing kegiatan.
Untuk membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing – masing kegiatan pada suatu periode diantara durasi proyek diplotkanterhadap sumbu vertikal sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S. Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.
Untuk menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat berupa perhitungan persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan / kegiatan dibagi nilai anggaran, karena satuan biaya dapat dijadikan bentuk persentase sehingga lebih mudah untuk menghitungnya.

3.    METODE PENJADWALAN LINIER (DIAGRAM VEKTOR)
Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan relatif sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang berulang seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara, terowongan / tunnel atau proyek industri manufaktur. Metode ini sangat memuaskan untuk diterapkan pada proyek – proyek tersebut karena menggunakan sumber daya manusia yang relatif lebih kecil dan variasi keterampilan pada suatu pekerjaan/kegiatan tidak sebanyak pada proyek yang lain.
Metode ini juga cukup efektif untuk digunakan pada proyek bangunan gedung bertingkat dengan keragaman masing – masing tingkat bangunan relatif sama. Pada proyek yang cukup besar, metode ini membantu memonitor progres beberapa kegiatan tertentu yang berada dalam suatu penjadwalan keseluruhan proyek. Hal ini dapat dilakukan bila metode ini dikombinasikan dengan metode network, karena metode penjadwalan linier dapat memberikan informasi tentang kemajuan proyek yang tidak dapat di tampilkan oleh metode network.

4.    METODE PENJADWALAN NETWORK PLANNING
Network planning diperkenalkan pada tahun 50-an oleh tim perusahaan Du-pont dan rand corporation untuk mengembangkan sistem kontrol manajemen. Metode ini dikembangkan untuk mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki ketergantungan yang kompleks. Metode ini relatif lebih sulit, hubungan antar kegiatan jelas, dan dapat memperlihatkan kegiatan kritis. Dari informasi network planning-lah monitoring serta tindakan koreksi kemudian dapat dilakukan, yakni dengan memperbaharui jadwal. Akan tetapi, metode ini perlu dikombinasikan dengan metode lainnya agar lebih informatif.

Tahapan penyusunan network SCHEDULING :

  1. Menginfentarisasi kegiatan – kegiatan dari paket WBS berdasarkan item pekerjaan, lalu diberi kode kegiatan untuk memudahkan identifikasi.
  2. Memperkirakan durasi setiapkan dengan mempertimbangkan dengan janis pekerjaan, volume pekerjaan, jumlah sumberdaya, lingukungan kerja, serta produktifitas pekerja.
  3. Penentuan logika ketergantungan antara kegiatan dilakukan dengan tiga kemungkinan hubungan, yaitu kegiatan yang mendahului (predecessor), kegiatan yang didahului (successor), serta bebas.
  4. Perhitungan analisis waktu serta alokasi sumber daya, dilakukan setelah langkah – langkah diatas dilakukan dengan akurat dan teliti.

Manfaat penerapan network scheduling.

  1. Penggambaran logika hubungan antar kegiatan, membuat perencanaan proyek menjadi lebih rinci dan detail.
  2. Dengan memperhitungkan dan mengetahui waktu terjadinya setiap kejadian yang ditimbulkan oleh satu atau beberapa kegiatan, kesukaran – kesukaran yang bakal timbul dapat diketahui jauh sebelum terjadi sehingga tindakann pencegahan yang diperlukan dapat dilakukan.
  3. Dalam network planning dapat terlihat jelas waktu penyelesaian yang dapat ditunda atau harus disegerakan.
  4. Membantu mengomunikasikan hasil network yang ditampilkan.
  5. Memungkinkan dicapainya hasil proyek yang lebih ekonomis dari segi biaya langsung (direct cost) serta penggunaan sumber daya.
  6. Berguna untuk menyelesaikan klaim yang diakibatkan oleh keterlambatan dalam menentukan pembayaran kemajuan pekerjaan, menganalisis cashflow, dan pengendalian biaya.
  7. Menyediakan kemampuan analisis untuk mencoba mengubah sebagian dari proses, lalu mengamatai efek terhadap proyek secara keseluruhan.
  8. Terdiri atas metode Activity On Arrow dan Activity On Node (precedence Diagram Method).

5.    PENJADWALAN SUMBER DAYA
Penjadwalan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material dan modal / biaya dapat merupakan bagian dari master schedule atau dapat juga sebagai bagian yang terpisah darinya sebagai subschedul.
Untuk proyek yang cukup kompleks, pemilihan schedule sumber daya dari master schedule, dengan detailnya dilakukan pada subschudele adalah langkah terbaik untuk memudahkan monitoring, tujuan penjadwalan sumber daya adalah memastikan jumlah atau jenis sumber daya dapat diketahui sejak awal dan tersedia bila dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan sumber daya terbatas, maka biasanya durasi proyek menjadi lebih lambat dari yang direncanakan. Sebaliknya, dengan menambah jumlah sumber daya, durasi proyek dapat di percepat. Bila ketersediaan sumber daya cukup tetapi distribusi selama berlangsungnya proyek berfluktuasi, maka hal ini akan mengurangi tingkat efektifitas dan efesiensi pengguna sumberdaya. Bila jumlah sumber daya dimiliki terbatas dan ketersediaanya tidak mencukupi, sedangkan durasi adalah batasan kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan perataan sumber daya (resources leveling).

•    PENJADWALAN SUMBER DAYA YANG TERBATAS
Sumber daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan diperlukan. Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan proyek tetap dapat berlangsung, caranya dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang terbatas tersebut yang diusahakan juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu lambat.
Sumber daya yang terbatas karena ketersediaannya yang memang langkah dapat membuat masalah besar bagi pelaksanaan proyek, karena hal ini akan memengaruhi durasi proyek. Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi proyek akan semaki lama karena banyak kegiatan yang tidak dapat dilakukan. Akibatnya adalah adanya sangsi dari pemilik proyek yang berupa denda atau pemutusan hubungan kerja sepihak karena keterlambatan proyek. Oleh karena itu, perencanaan sumberdaya yang langkah seperti peralatan / mesin dengan teknologi tinggi, tukang khusus ukir/pahat, dan material yang harus di impor, peralatan yang memerlukan impor dari luar negeri, harus dibuat sebaik mungkin agar durasi kegiatannya tidak terganggu.

Ada dua jenis batasan yang harus di perhatikan dalam penjadwalan proyek, karena batasan tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan. Dua batasan tersebut adalah :

  1. Batasan hungungan kegiatan, batasan yang diakibatkan oleh hubungan antar kegiatan pada beberapa kegiatan.
  2. Batasan kondisi sumber daya, batasan yang diakibatkan oleh ketidaktersediaan sumber daya.

Selain itu, ada empat aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek dalam hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu :

  1. Memprioritaskan kegiatan yang mempunyai batasan kegiatan – kegiatan dengan sumber daya maksimum, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan basis kontinyu.
  2. Memprioritaskan pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan total float paling rendah, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kefitan tersebut dengan cara basis kontinyu.
  3. Memprioritaskan pada kegiatan yang mempunyai durasi paling pendek, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
  4. Setelah salah satu dari tiga aturan diatas terpenuhi, dilakukan pada kegiatan dengan prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan interupsi oleh kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.

•    PERATAAN SUMBER DAYA
Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan memastikan bahwa jumlah / jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila dibutuhkan. Biasanya bila jumlah sunber daya di kurangi, durasi akan bertambah, sebaiknya bila jumlah sumber daya ditambah, durasi akan berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan pola penyebaran yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari suatu periode ke periode lainnya diusahakan dapat tetap pada suatu batas minimum kebutuhannya, sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah mengidentifikasi sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh jumlah durasi dari suatu proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langkah dan ketersediaannya terbatas harus di prioritaskan.
Bila ketersediaannya tidak mencukupi, pengadaannya akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Perataan sumberdaya dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat di ketahui sehinggah penyelesaian proyek menjadi laebih logis. Dalam perataan sumber daya, biasanya durasi proyek dianggap tetap, sedangkan jumlah sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ketersediaan.

Metode perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara :

  1. Memulai seluruh kegiatan proyek berada diantara waktu mulai awal dan waktu mulai paling lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.
  2. Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber daya yang dibutuhkan yang jumlah dan pola penyebarannya diatur sedemikian rupa.
  3. Berdasarkan ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan dengan menambah durasi proyek sehinggah proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang dirancanakan.
  4. Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non kontinyu dengan mengintrupsi suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.

Dari semua hal diatas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan produktifitas, efektifitas dan efesiensi dan penggunaannya, menjaga pola penyebaran yang logis dari segi kuantitas serta menempatkan kualitas sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan diharapkan dengan durasi yang tidak berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber daya yang proporsional akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan sumber dayanya terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga sebagi kinerja proyek secara keseluruhan.

6.    MENGUKUR KINERJA BIAYA DAN WAKTU DENGAN METODE EARNED VALUE
Dalam penentuan kinerja proyek dengan cara earned value atau nilai hasil, informasi yang diberikan berupa indikator dalam bentuk kuantitatif, yang menampilkan informasi progress biaya dan jadwal proyek. Indikator ini menginformasikan posisi kemajuan proyek dalam jangka waktu tertentu serta dapat memperkirakan proyeksi kemajuan proyek pada periode selanjutnya. Indikator – indikator tersebut adalah sebagai berikut :

1.    BCWS (Budgeted Cost of Work Shedule), menggambarkan anggaran rencana sampai pada periode tertentu terhadap volume rencana proyek yang akan dikerjakan.

2.    BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), menggambarkan anggaran rencana proyek pada periode tertentu terhadap apa yang telah dikerjakan pada volume pekerjaan aktual.

3.    ACWP (Actual Cost of Work Performed) menggambarkan anggaran aktual yang dihabiskan untuk pelaksanaan pekerjaan pada keadaan volume pekerjaan aktual.

Berbekal ketiga indikator tersebut, pengukuran kinerja biaya dan waktu untuk metode Earned Value menggunakan 3 jenis kurva S sebagai nilai kumulatif biaya dengan fungsi waktu, yang terintegrasi dalam satu tampilan yang terdiri atas nilai kumulatif biaya : BCWS, BCWP dan ACWP.
Kemudian dilakukan analisis terhadap penyimpangan yang terjadi pada biaya dan waktu/jadwal dengan cara mengukurnya, diuraikan di bawah ini.

1.    Penyimpangan Jadwal/Waktu
a.    SV (Scheduling Variance) = BCWP – BCWS
SV > 0, progres aktual > rencana : terjadi percepatan proyek terhadap rencana (schedule underrun)
SV < 0 , progres aktual < rencana : terjadi keterlambatan proyek terhadap rencana(schedule overrun)
b.    SPI (Schedule Performance Index) = BCWP / BCWS
SPI > 1, progres aktual > rencana: terjadi percepatan proyek terhadap rencana (Schedule underrun)
SPI < 1, progres aktual < rencana : terjadi keterlambatan proyek terhadap rencana (Schedule overrun)

2.    Penyimpangan Biaya
a.    CV (Cost Variace) = BCWP – ACWP
CV > 0, biaya volume aktual > biaya aktual (Cost underrun)
CV < 0, biaya volume aktual < biaya aktual (cost overrun)
b.    CPI (Cost Performance Index) = BCWP / ACWP
CPI > 1, biaya volume aktual > biaya aktual (Cost underrun)
CPI < 1, biaya volume aktual < biaya aktual (cost overrun)

Dengan menghitung indeks – indeks seperti diatas akan terlihat bahwa proyek akan terlambat atau lebih cepat dan biaya yang harus dikeluarkan akan berlebih atau kurang dari yang dianggarkan, maka kemajuan proyek untuk waktu yang akan datang perlu diramalkan dengan cara seprti di bawah ini.

1.    Perkiraan penyelesaian proyek (Estimated Completion Date)
ECD = (Sisa waktu / SPI) + Waktu terpakai
Persentase keterlambatan/percepatan
= 100% – ECD/Jadwal Rencana x 100%

2.    Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek (Estimate at Completion)
EAC = Sisa Anggaran/CPI + ACWP
= (Total Biaya – BCWP) / CPI + ACWP
Persentase biaya penambahan/penurunan biaya aktual terhadap anggaran biaya = 100% – EAC/Total Biaya x 100%

3.    Earned Value (nilai hasil) = BCWPnth (biaya penyelesaian volume pekerjaan pada periode tertentu)
Ketiga hal diatas adalah indikator yang dihitung pada baseline/milestone yang telah ditentukan, sehingga nilai – nilai yang didapat menunjukan progres proyek yang pada periode tersebut dan progres proyek dari segi biaya dan waktu untuk penyelesaian pada masa yang akan datang.

About these ads

2 Balasan ke Penjadwalan Proyek

  1. margareta mengatakan:

    salam kenal, saya mahasiswa arsitektur sedang menyusun laporan KP. boleh saya tanya tulisan ini sumbernya dari mana? terimakasih sebelumnya

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 92 pengikut lainnya.

%d blogger menyukai ini: